Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Anwendung ist:

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter dieser E-Mail-Adresse. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; wir sind dazu nicht verpflichtet.

BriefDiener ist ein Dienst, mit dem Sie Post verwalten, Schreiben durch eine KI auswerten lassen, Antwortbriefe erstellen und diese per Post versenden können. Diese Erklärung gilt für die Websites briefdiener.de und letter-manager.com sowie für die angemeldete Nutzung der Anwendung.

Wir beschreiben hier nur Verarbeitungen, die tatsächlich stattfinden. Wo etwas unangenehm klingt, haben wir es trotzdem stehen lassen.

Die Anwendung, die Datenbank und der Dateispeicher laufen auf Servern in Deutschland:

Ihre Inhalte liegen in einer PostgreSQL-Datenbank; hochgeladene Dokumente, versendete Brief-PDFs und Unterschriftsbilder liegen in einem nicht öffentlichen Objektspeicher (MinIO). Dateien werden nur über zeitlich befristete, signierte Links ausgeliefert. Beim Aufruf der Website fallen zudem Server-Logdaten an (unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb). Hetzner ist für uns Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Drittland: Nein. Die Server, auf denen Ihre Daten gespeichert sind, stehen in Deutschland. Die Auslieferung der Website läuft allerdings über Cloudflare — dazu der nächste Abschnitt.

Auslieferung der Website (Cloudflare CDN und DNS)

Die Namensauflösung (DNS) für briefdiener.de und letter-manager.com läuft über Cloudflare, und die Website wird über das Netz von Cloudflare ausgeliefert. Jeder Aufruf unserer Seiten läuft deshalb über einen Cloudflare-Standort, an dem auch die verschlüsselte Verbindung (TLS) endet. Verarbeitet werden dabei Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Browser-Kennung und Zeitpunkt. Welcher Standort das ist, richtet sich danach, von wo Sie die Seite aufrufen, und kann außerhalb Deutschlands liegen.

Ihre Inhalte — Dokumente, Briefe, Unterschriftsbilder und Datenbankeinträge — liegen davon unberührt weiterhin ausschließlich bei Hetzner in Deutschland. Cloudflare speichert sie nicht. Cloudflare setzt auf unseren Seiten keine Cookies.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnell erreichbaren Website und an der Abwehr von Angriffen). Cloudflare ist für uns Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Drittland: USA. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare, Inc. zertifiziert ist.

Nutzerkonto (Firebase Authentication)

Ohne Konto können Sie den Dienst nicht nutzen. Die Konten selbst — Registrierung, Anmeldung, Passwörter und Sitzungs-Token — verwaltet für uns:

Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort beziehungsweise Ihre Google-Konto-Identität, eine Nutzerkennung, Anmeldezeitpunkte sowie bei jeder Anfrage Ihre IP-Adresse und Browser-Kennung. Wenn Sie sich mit Google anmelden, erhalten wir zusätzlich Name und Profilbild aus Ihrem Google-Konto.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Speichern der Sitzungs-Token auf Ihrem Gerät ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Drittland: USA. Firebase Authentication läuft auf Infrastruktur von Google LLC. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

reCAPTCHA (Firebase App Check)

Damit unsere Anmeldesysteme nicht von Bots missbraucht werden, setzen wir Google reCAPTCHA v3 ein. Dabei werden Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Interaktionssignale wie Maus- und Scrollbewegungen sowie die aufgerufene Adresse direkt von Ihrem Browser an Google übertragen. Das geschieht derzeit auf allen Seiten unseres Angebots, nicht nur auf den Anmeldeseiten.

Empfänger: Google Ireland Limited, Dublin, Irland (Infrastruktur: Google LLC, USA).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Missbrauchsabwehr).

Cloudflare Turnstile

Auf den Seiten für Registrierung und Anmeldung setzen wir zusätzlich Cloudflare Turnstile ein. Dabei werden IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten sowie Interaktionssignale verarbeitet, aus denen Turnstile ableitet, ob die Anfrage von einem Menschen stammt. Turnstile speichert dafür Informationen in Ihrem Browser. Die Prüfung läuft ohne Bilderrätsel ab; Cloudflare setzt die Daten nach eigenen Angaben nicht für Werbung oder Profilbildung ein.

Das Ergebnis der Prüfung bestätigen wir zusätzlich serverseitig bei Cloudflare, bevor wir eine Anmeldung oder Registrierung annehmen. Dabei werden das Prüf-Token und Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor automatisierten Registrierungen). Das Speichern der Prüfinformationen auf Ihrem Gerät ist für die von Ihnen gewünschte Anmeldung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Drittland: USA. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare, Inc. zertifiziert ist.

Wir nutzen Google Analytics 4 (Mess-ID G-8TM42GC1EH), um zu verstehen, wie unsere Seiten genutzt werden. Dabei werden Ihre IP-Adresse (in gekürzter Form), eine Cookie-basierte Kennung, Geräte- und Browserdaten, die aufgerufene Adresse, der Seitentitel und die verweisende Seite an Google übertragen. Personalisierte Werbung und Werbe-Signale sind abgeschaltet.

Google Analytics wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner ausdrücklich zugestimmt haben. Ohne Ihre Einwilligung wird kein Skript von Google nachgeladen, kein Analyse-Cookie gesetzt und kein Seitenaufruf übertragen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung darf Google Analytics nicht geladen werden.

Drittland: USA. Empfänger ist auch Google LLC; Grundlage sind die Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

Widerruf: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Cookie-Einstellungen ändern — stellen Sie dort den Schalter „Analytics“ aus oder wählen Sie „Nur notwendige“. Google Analytics wird daraufhin sofort stillgelegt und die bereits gesetzten Analyse-Cookies werden gelöscht. Alternativ erreichen Sie uns unter [email protected]. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenn Sie den Dienst nutzen, speichern wir insbesondere:

• Fälle: Titel, Beschreibung, Kategorie, Aktenzeichen, Gegenseite, Fristen und Termine sowie — soweit Sie sie eintragen — Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer und Versichertennummer der betroffenen Person.
• Dokumente: die hochgeladene Originaldatei sowie der daraus gewonnene Volltext, Zusammenfassungen, erkannte Absender, Empfänger, Beträge und Fristen.
• Briefe: Betreff, vollständiger Brieftext, Absender- und Empfängerdaten, Versandstatus und Nachverfolgungsdaten.
• Unterschriften: das Bild der von Ihnen gezeichneten oder hochgeladenen Unterschrift. Wir speichern nur das Bild, keine Schreibdynamik wie Druck oder Geschwindigkeit; eine biometrische Auswertung zur eindeutigen Identifizierung findet nicht statt.
• Einstellungen, Termine, Guthaben und Abrechnungsvorgänge sowie Aktionscodes und deren Einlösung.

Diese Inhalte können naturgemäß besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten — etwa Gesundheitsdaten aus einem Schreiben Ihrer Krankenkasse oder Sozialdaten aus einem Bescheid des Jobcenters — sowie Angaben zu Rechtsstreitigkeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erbringung des Dienstes. Soweit besondere Kategorien betroffen sind, stützen wir uns auf Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Hochladen der jeweiligen Unterlage erteilen, sowie gegebenenfalls auf Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO, wenn die Daten der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Das ist der Abschnitt, den Sie lesen sollten, bevor Sie etwas hochladen.

Zur Auswertung Ihrer Post und zur Erstellung von Briefentwürfen nutzen wir die Gemini-API von Google. Dabei wird nicht etwa nur ein Auszug übertragen, sondern:

• die vollständige hochgeladene Datei — also der komplette Scan oder das komplette Foto Ihres Schreibens,
• der daraus gewonnene Volltext samt aller erkannten Angaben wie Name, Anschrift, Aktenzeichen, Beträgen und Fristen von Absender und Empfänger,
• bei der Erstellung eines Antwortbriefs zusätzlich die gesamte Historie des Falls: die Zusammenfassungen aller Dokumente des Falls, der vollständige Inhalt aller bisherigen Briefe sowie Ihre eigene Anweisung im Freitextfeld,
• nach dem Versand außerdem das fertige Brief-PDF mit Briefinhalt und Empfängeranschrift.

Enthält Ihre Post Gesundheitsdaten oder Sozialdaten, werden diese damit an Google übertragen. Wenn Sie das nicht möchten, laden Sie die betreffende Unterlage bitte nicht hoch. Eine Nutzung des Dienstes ohne diese Übermittlung ist derzeit nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Analyse die von Ihnen bestellte Hauptleistung ist. Soweit besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO betroffen sind, zusätzlich Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Drittland: Die Anfragen laufen über den allgemeinen Endpunkt der Gemini-API. Eine Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU ist dabei nicht sichergestellt; eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA findet statt. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

Keine automatisierte Entscheidung: Die KI erstellt Zusammenfassungen und Textvorschläge. Sie trifft keine Entscheidung über Sie, und nichts wird ohne Ihr Zutun versendet. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wenn Sie einen Brief per Post versenden, übergeben wir das vollständige Brief-PDF — Briefinhalt, Ihre Absenderanschrift und die Empfängeranschrift — an unseren Versanddienstleister, der den Brief druckt, kuvertiert und zur Post gibt:

Übermittelt werden außerdem die von Ihnen gewählten Versandoptionen, etwa Einschreiben oder Rückschein, sowie eine Vorgangsnummer. Zurück erhalten wir den Sendungsstatus.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Drittland: Nein. Der Dienstleister sitzt in Deutschland.

Jeder versendete Brief trägt unten rechts einen QR-Code mit einer zufälligen Referenz. Wird dieser Code gescannt, protokollieren wir die Referenz, die zugehörige Brief-Kennung, den Zeitpunkt des Scans und ein Kennzeichen, ob der Aufruf automatisch erfolgte (Linkvorschau, Crawler). Gehört die Referenz zu keinem Brief, wird nichts gespeichert.

Wir erfassen dabei keine IP-Adresse — auch nicht in gehashter Form — und keinen User-Agent, setzen kein Cookie, speichern keine verweisende Seite und nehmen keinen Geräte-Fingerabdruck. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Der QR-Code führt beim Scannen auf eine schlichte Statusseite (briefdiener.de/r/status), auf der genau das noch einmal erklärt wird — kein Angebot, keine Werbung.

Betroffen ist hier in der Regel der Empfänger des Briefes, der in diese Verarbeitung nicht eingewilligt hat. Zweck ist festzustellen, ob und wann ein Brief angekommen und gelesen worden ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Absenders an der Nachverfolgung seiner Post).

Speicherdauer: 90 Tage ab dem Scan. Danach wird der Eintrag automatisch und endgültig gelöscht; ein täglicher Lauf entfernt alle älteren Protokolle.

Widerspruch: Wenn Sie Empfänger eines solchen Briefes sind, können Sie dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen — formlos per E-Mail an [email protected]. Sie können den Code auch einfach nicht scannen; ohne Scan entstehen keine Daten.

Guthaben kaufen Sie über einen Zahlungsdienstleister. Ihre Zahlungsdaten — Kartennummer, PayPal-Identität und Ähnliches — geben Sie unmittelbar dort ein. Diese Daten erreichen unsere Server nicht.

Paddle (Standard)

Paddle tritt als Verkäufer auf (Merchant of Record) und rechnet die Bestellung einschließlich Umsatzsteuer ab. Paddle ist deshalb kein Auftragsverarbeiter, sondern für die Zahlungsabwicklung eigenständig verantwortlich. Wir übermitteln an Paddle Ihre Nutzerkennung, das gewählte Paket, die Anzahl der Credits und den Betrag; von Paddle erhalten wir die Vorgangsnummer und den Zahlungsstatus zurück.

Drittland: Vereinigtes Königreich. Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Paddle setzt zusätzlich Dienstleister in den USA ein.

Stripe (alternativ)

Ist der Dienst auf Stripe umgestellt, werden Sie zur Zahlung auf eine von Stripe betriebene Seite weitergeleitet. Wir übermitteln dabei Nutzerkennung, Paket und Betrag.

Drittland: Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA, gestützt auf Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Wir versenden E-Mails an Sie in drei Fällen:

• Fristerinnerungen zu Terminen aus Ihren Fällen. Diese E-Mails enthalten Titel, Art und Beschreibung des Termins — und damit unter Umständen den Gegenstand Ihres Falls, etwa „Widerspruchsfrist Krankenkasse“.
• eine Willkommens-E-Mail mit einem Gutscheincode nach der Registrierung,
• technische Warnmeldungen an uns selbst, wenn ein Dienst ausfällt.

Für den Versand nutzen wir:

Der Versand ist auf die EU-Region von Mailgun eingestellt; die Inhalte der Nachrichten werden dort verarbeitet. Eine Übermittlung von Kontodaten an die US-Muttergesellschaft ist nicht ausgeschlossen; sie stützt sich auf Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Fristerinnerungen, weil sie Teil des Dienstes sind; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Willkommens-E-Mail.

Abschalten: Fristerinnerungen können Sie in den Einstellungen unter „Benachrichtigungen“ jederzeit deaktivieren. Ist der Schalter aus, versenden wir keine Erinnerungen mehr.

Sie können Ihre Fristen und Termine in einem externen Kalenderprogramm abonnieren. Der Feed wird über eine geheime Adresse ausgeliefert, die einen Zugriffs-Token enthält.

Behandeln Sie diese Adresse wie ein Passwort. Wer sie kennt, kann die Titel und Beschreibungen aller Ihrer Fristen und Termine im Klartext abrufen — ohne Anmeldung. Wenn Sie den Feed in einem Kalenderdienst wie Google Kalender oder Apple Kalender abonnieren, ruft dieser Anbieter die Adresse regelmäßig von seinen eigenen Servern ab und speichert die Termininhalte dort. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Der Token lässt sich derzeit nicht einzeln zurückziehen. Wenn Sie befürchten, dass die Adresse in falsche Hände geraten ist, wenden Sie sich bitte an uns.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Sie fordern den Feed aktiv an.

Solange Ihr Konto besteht

Wir speichern Ihre Inhalte, solange Ihr Konto besteht. Eine automatische Löschung einzelner Fälle, Briefe, Dokumente oder Unterschriften nach Ablauf einer Frist findet nicht statt. Sie können diese Inhalte jederzeit selbst in der Anwendung löschen.

Wenn Sie Ihr Konto löschen

Die Kontolöschung läuft in zwei Stufen ab:

• Sofort: Ihr Zugang wird gesperrt und alle laufenden Sitzungen werden beendet. Sie können sich nicht mehr anmelden und kommen an Ihre Daten nicht mehr heran. Die Daten selbst bleiben in dieser Zeit unverändert gespeichert.
• Nach 30 Tagen: Ihre Daten werden endgültig gelöscht — Fälle, Briefe, Dokumente, Einstellungen, Unterschriften, Adressen, Termine, Guthaben und Abrechnungsvorgänge, die zugehörigen Dateien im Objektspeicher sowie Ihr Nutzerkonto selbst.

Diese 30 Tage sind eine Sicherheitsfrist gegen versehentliche oder fremdveranlasste Löschung. Eine Wiederherstellung durch Sie selbst ist in dieser Zeit nicht möglich; wenn Sie Ihr Konto zurückhaben möchten, schreiben Sie uns innerhalb der Frist an [email protected].

Protokolle über gescannte QR-Codes (siehe Abschnitt 9) werden unabhängig davon 90 Tage nach dem Scan gelöscht. Zahlungsvorgänge, die wir aus handels- und steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, können über diesen Zeitpunkt hinaus bestehen bleiben. Server-Logdaten werden nach kurzer Zeit überschrieben.

Ihnen stehen gegenüber uns die folgenden Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten, soweit wir sie nicht aufbewahren müssen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Wir stellen Ihnen diese auf Anfrage per E-Mail zusammen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen. Das betrifft insbesondere die Nachverfolgung per QR-Code und die Missbrauchsabwehr.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Für all das genügt eine formlose E-Mail an [email protected].

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren — insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Unsere KI wertet Ihre Dokumente aus und schlägt Texte vor. Sie trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung, und kein Brief wird ohne Ihre Freigabe versendet. Was Sie am Ende versenden, entscheiden allein Sie.

Der Dienst ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie jeden von der KI erzeugten Text, bevor Sie ihn absenden.

Die Verbindung zu unseren Servern ist durchgehend per TLS verschlüsselt. Der Dateispeicher ist nicht öffentlich; Dokumente werden ausschließlich über signierte Links mit begrenzter Gültigkeit ausgeliefert. Der Zugriff auf Ihre Daten ist an Ihr Konto gebunden.

Wir passen diese Erklärung an, wenn wir den Dienst ändern oder die Rechtslage es erfordert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Das Datum oben zeigt Ihnen, wie aktuell sie ist.